Das Entity-Relationship-Modell enthält die zur Erzeugung der Stellenbeschreibung verwendeten Objekte, Attribute und deren Beziehungen.
Stellen- und Produktbeschreibungen Haben Sie flächendeckend Stellenbeschreibungen, die auch noch aktuell sind? Vermutlich nicht, denn in den meisten Verwaltungen werden Stellenbeschreibungen allenfalls anlassbezogen und in ausgewählten Bereichen aufgestellt. Es wird zwar gerne bekräftigt, dass Stellenbeschreibungen wichtig sind, der Aufwand, diese tatsächlich aufzustellen und dann auch noch aktuell zu halten, wird häufig gescheut. Ein Grund hierfür ist in der fehlenden Technikunterstützung zu suchen. Die klassische Stellenbeschreibung ist ein Textdokument, das dezentral erstellt wird und in Papierform gesammelt und abgelegt wird. Der Aufwand einer solchen Vorgehensweise ist exorbitant hoch und kontraproduktiv für eine ständige Aktualisierung. Das hat zur Folge, dass ein Überblick über die Leistungen, die in den Organisationseinheiten erbracht werden, nicht möglich ist. Dieses Problem kann jedoch gelöst werden. Gehen wir davon aus, dass die Produktpalette, die eine Kommunalverwaltung erstellt, weitgehend konstant bleibt. Gehen wir weiter davon aus, dass sich alle Leistungen der Verwaltung einem Produkt zuordnen lassen und diese ebenfalls relativ statisch sind. Wenn das so ist, dann stellt sich nun die Frage, von welcher Stelle / Person diese Leistungen erbracht werden. In dem im Folgenden beschriebenen System wurden 2 Grundmodelle miteinander in Beziehung gebracht: Die Organisationssicht und die Produktsicht. Organigramme: Die Organigramme enthalten die Organisationseinheiten, Stellen und Personen, die auf den Stellen geführt werden. In den Attributen der Stellen und Personen sind Informationen z.B. zur Bewertung, dem Beschäftigungsumfang, oder zu den Befugnissen gepflegt. In einem weiteren Modell (Leistungsaustauschdiagramm) sind den Stellen die Informationen zu den auszuführenden Tätigkeiten zugeordnet. Dabei ist produktbezogen beschrieben, welche Tätigkeit mit welchem Zeitanteil ausgeführt wird. Produkte: Die Produkte der Stadt sind in Produktbäumen abgebildet. Hier sind nach den Vorgaben des „Produktplans Baden-Württemberg“ die Produktbereiche, Produktgruppen und Produkte abgebildet. Die Attribute enthalten jeweils die Informationen zu Beschreibung des Produkts, Produktverantwortung, Zielen und Kennzahlen usw. Diesen Produkten sind auf der nächsten Detaillierungsebene in Leistungsbäumen die Leistungen zugeordnet, die von den Stellen zu den Produkten erbracht werden. Somit stehen die Leistungen im Mittelpunkt des Systems und sind einerseits der Stelle und andererseits dem Produkt zugeordnet. Diese Informationen stehen dann für die Reports Stellenbeschreibung und Produktbeschreibung zur Verfügung. Die Stellenbeschreibung generiert ein Dokument, das die Informationen der Stelle, der Person und der Leistungen beinhaltet, die von der Stelle zu erbringen sind. Die Produktbeschreibung definiert die andere Sicht, in der neben den allgemeinen Angaben zum Produkt detailliert aufgezeigt wird, welche Leistung von welcher Stelle mit welchem Zeitanteil in die Produkterstellung einfließt. Um die Aktualität der Informationen zu gewährleisten, werden diese Daten anlassbezogen aktualisiert. Anknüpfungspunkte hierzu sind aus der Perspektive der Stellenbeschreibung die Geschäftsprozesse „Wiederbesetzung einer Stelle“ und „Bewertung einer Stelle“. Bei diesen Prozessen ist zwingend eine aktuelle Stellenbeschreibung vorgegeben. Das führt dazu, dass z.B. bei jedem Personalwechsel der Inhalt der Stelle überprüft und ggf. aktualisiert wird. Auf der anderen Seite erfolgt eine zumindest jährliche Überprüfung der Produktpläne. Ergeben sich aus dieser Perspektive Änderungen, werden diese ebenfalls eingearbeitet und stehen dann aktuell zur Verfügung. Mit diesem System ist es uns gelungen, die Stellensicht mit der Produktsicht zu verbinden und so ständig einen aktuellen Überblick über die Leistungen der Verwaltung sicher zu stellen.
